A Unidade de Gestão de Documentos está subordinada a Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e possui como competência a gestão e execução das atividades de protocolo e arquivo no âmbito do Campus São Vicente do Sul. As atividades que o setor executa são as seguintes:

1. Expedição

• Envio de documentos, processos ou encomendas do Campus as entidades públicas e privadas e pessoas físicas;
• Expedição através de mensageiros, quando tratar-se de correspondência para órgãos ou entidades localizados nas imediações da sede do Campus;
• Expedição através de serviços postais, utilizado para remessa de correspondência oficial às entidades públicas e privadas e pessoas físicas, por meio das seguintes modalidades de serviços:
• Via simples, para envio que não exija registro e nem comprovante de recebimento;
• Via registrada, para envio que exija registro de remessa e controle do seu curso;
• Via registrada com Aviso de Recebimento - AR, que exija registro, com comprovação de entrega ao destinatário;
• Via Sedex, para envio rápido de encomendas;
• Via Sedex, com Aviso de Recebimento - AR, para envio rápido de encomendas que exija registro, com comprovação de entrega ao destinatário;
• Via impresso, no caso de envio de revistas, jornais, mapas, folhetos, folders, livros, cartazes e outros;
• Via PAC, para envio normal de encomendas;
• Auxílio ao gestor do contrato administrativo com a ECT.

2. Recebimento de documentos

• Recebimento dos documentos encaminhados ao Campus através dos serviços da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT ou entregues fisicamente nas dependências do protocolo por mensageiros;
• Conferência de endereço, autenticidade e existência de anexos;
• Devolução de documentos;
• Encaminhamento para os usuários de propagandas comerciais\promocionais, convites, homenagens, agradecimentos, comunicações de posse, cortesias, remessas de publicações e outros através de recibo;
• Encaminhamento de documentos autênticos para o processamento técnico;
• Encaminhamento de Avisos de Recebimento e devoluções as unidades para acompanhamento ou correção.

3. Processamento técnico de documentos

• Execução do registro, que é a inserção de elementos identificadores de cada documento e de sua tramitação no sistema informatizado em uso no IFFar, para fins de acompanhamento, controle e consulta;
• Encaminhamento de documentos aos usuários após o registro;
• Atendimento aos usuários externos;
• Arquivamento das guias de remessa.

  4. Processamento técnico de processos

• São executadas as seguintes atividades, mediante solicitação do usuário:
• Autuação – ação pela qual um documento passa a se constituir processo;
• Numeração de folhas – numeração de folhas de documentos e processos encaminhados para autuação, juntada por anexação, encerramento e abertura de volume e reconstituição;
• Renumeração de folhas – renumeração de folhas de processos juntados irregularmente;
• Juntada por anexação – união definitiva e irreversível de um ou mais processos a um outro processo (mais antigo), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos semelhantes;
• Juntada por apensação – união temporária de um ou mais processos ao processo principal, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes;
• Desapensação – separação de dois ou mais processos quando finalizado o feito que o levou a apensação;
• Desentranhamento – retirada de peça do processo;
• Desmembramento – Separação de parte da documentação de um processo, para formar outro;
• Encerramento e abertura de volume – Separação do processo em volumes, quando estes atingirem a marca de 200 folhas;
• Reconstituição de processos – Reconstituição de processos que se encontram extraviados.

  5. Transferência de documentos

• Estudo da produção documental;
• Produção de manual de gestão de documentos do setor produtor; Recebimento físico de documentos encaminhados pelas unidades organizacionais para transferência;
• Conferência dos documentos encaminhados e das guias de transferências;
• Arquivamento de guias de transferências;
• Encaminhamento de vias de guias de transferências as unidades organizacionais.

6. Eliminação de documentos

• Seleção dos documentos para serem eliminados, respeitando prazos de guarda definidos pela tabela de temporalidade;
• Preenchimento de listagem de eliminação para os documentos de guarda intermediária;
• Encaminhamento de listagens de eliminação (guarda corrente e intermediária) para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;
• Encaminhamento e acompanhamento da fragmentação dos documentos eliminados;
• Preenchimento de termos de eliminação.

7. Armazenamento dos documentos em fase intermediária

• Armazenamento dos documentos em fase intermediária, obedecendo os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade;
• Arranjo físico dos documentos;
• Acompanhamento dos prazos de guarda.

8. Gestão de documentos digitais

• Digitalização de documentos;
• Armazenamento de representantes digitais e de documentos nato-digitais;
• Submissão de pacotes de informação;
• Descrição de documentos;
• Gestão do Arquivo Permanente Digital.

9. Atendimento ao usuário

• Atendimento aos usuários das unidades organizacionais;
• Atendimento aos usuários externos;
• Pesquisa;
• Empréstimo de documentos;
• Desarquivamento de documentos.
• Os documentos físicos e digitais que compõem o acervo são resultantes dos processos de seleção e avaliação realizados com as unidades administrativas produtoras do Campus São Vicente do Sul.